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엑셀 이것만 알면 돼요: 매출·근무표 정리 기본 함수 10가지

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가게 매출이나 아르바이트 근무 시간을 계산기로 하나하나 더하고 계신가요? 아래 함수 10개만 알아도 정리 시간이 확 줄어요. 예시는 모두 이런 표를 기준으로 해요.

  • 매출표: A열 날짜, B열 메뉴, C열 결제수단(카드/현금), D열 금액
  • 근무표: A열 이름, B열 날짜, C열 근무시간

함수는 항상 =(등호)로 시작하고, 칸 범위는 D2:D100처럼 "시작칸:끝칸"으로 써요.

1~4. 기본 계산: 합계·평균·최대·개수

1. SUM(합계) =SUM(D2:D100) → 이번 달 매출 합계

2. AVERAGE(평균) =AVERAGE(D2:D100) → 하루 평균 매출

3. MAX·MIN(가장 큰 값·작은 값) =MAX(D2:D100) → 가장 많이 판 날의 매출 =MIN(D2:D100) → 가장 적게 판 날의 매출

4. COUNTA(빈칸 아닌 칸 세기) =COUNTA(A2:A100) → 기록된 거래가 몇 건인지

5~7. 조건 붙여서 세고 더하기

여기서부터가 진짜 시간을 아껴 줘요.

5. COUNTIF(조건에 맞는 칸 개수) =COUNTIF(A2:A100,"김민지") → 근무표에서 김민지 씨가 몇 번 출근했는지

6. SUMIF(조건에 맞는 것만 더하기) =SUMIF(C2:C100,"카드",D2:D100) → 카드 매출만 합계 =SUMIF(A2:A100,"김민지",C2:C100) → 김민지 씨 총 근무시간

순서는 "조건을 찾을 범위, 조건, 더할 범위"예요.

7. SUMIFS(조건 여러 개) =SUMIFS(D2:D100,B2:B100,"아메리카노",C2:C100,"현금") → 아메리카노 중 현금 결제 매출

SUMIF와 달리 더할 범위가 맨 앞에 온다는 점만 기억하세요.

8. IF: 조건에 따라 다르게 표시

=IF(D2>=500000,"목표 달성","미달") → 하루 매출이 50만 원 이상이면 "목표 달성" =IF(C2>8,C2-8,0) → 하루 8시간을 넘긴 시간만 따로 표시

숫자 기준은 예시예요. 연장근로나 주휴수당처럼 임금과 관련된 기준은 법 규정이 따로 있으니, 실제 지급 전에는 고용노동부나 노무 전문가에게 꼭 확인하세요.

9. VLOOKUP·XLOOKUP: 다른 표에서 값 찾아오기

시트 하나에 "메뉴 / 가격" 표를 만들어 두면, 메뉴 이름만 써도 가격을 자동으로 불러올 수 있어요.

=VLOOKUP(B2,가격표!A:B,2,FALSE) → 가격표의 A열에서 메뉴를 찾아 두 번째 열(가격)을 가져와요. 마지막 FALSE는 "정확히 같은 것만 찾기"라는 뜻이라 꼭 넣어 주세요.

=XLOOKUP(B2,가격표!A:A,가격표!B:B) → 같은 일을 더 간단하게 해요.

XLOOKUP은 찾는 열과 가져올 열이 어느 쪽에 있든 상관없이 쓸 수 있어서 편해요. 다만 Microsoft 365나 엑셀 2021 이상에서만 쓸 수 있고, Microsoft 공식 안내에 따르면 엑셀 2016·2019에서는 사용할 수 없어요. 가게 컴퓨터 엑셀이 예전 버전이면 VLOOKUP을 쓰세요.

10. IFERROR: 오류 대신 보기 좋게

가격표에 없는 메뉴를 찾으면 #N/A 같은 오류가 떠요. 이럴 땐 감싸 주세요. =IFERROR(VLOOKUP(B2,가격표!A:B,2,FALSE),"메뉴 없음")

따라 할 때 꼭 알아 둘 팁 3가지

  • 근무시간 계산: 출근·퇴근을 "9:00", "18:00"처럼 시간으로 적었다면 =(퇴근칸-출근칸)*24 로 해야 '9' 같은 시간 숫자가 나와요. 엑셀은 시간을 하루의 몇 분의 몇으로 저장하기 때문이에요.
  • $ 표시로 범위 고정: 수식을 아래로 끌어 복사할 때 범위가 같이 밀리면 =SUMIF($C$2:$C$100,"카드",$D$2:$D$100)처럼 $를 붙여 고정하세요. 칸을 선택하고 F4 키를 누르면 자동으로 붙어요.
  • 숫자는 숫자로 입력: "50,000원"처럼 글자를 섞어 쓰면 계산이 안 될 수 있어요. 금액 칸에는 숫자만 넣고, 표시 형식으로 쉼표를 넣으세요.

오늘 해 볼 것

이번 주 매출이나 근무 기록을 표 하나로 옮겨 적고 SUM과 SUMIF부터 써 보세요. 두 개만 익혀도 월말 정산이 훨씬 가벼워져요. 함수마다 자세한 설명은 엑셀에서 함수 이름을 입력하면 나오는 도움말이나 Microsoft 지원 페이지에서 볼 수 있어요.

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